Předem děkuji za vaši odpověď: jak a proč se vyhnout manipulaci v obchodní korespondenci – Wikium Blog

V pracovní korespondenci se poměrně často setkáte s následujícími frázemi: „Dobrý den, psali jsme vám včera, ale neodpověděli jste a my si píšeme znovu.“ Takový pozdrav v dopise má rád jen málokdo. V tomto článku se dozvíte, proč projev zdvořilosti často vypadá velmi falešně a jaké fráze v oslovení je lepší nepoužívat.

Respektujte hranice

V práci se lidé často setkávají se situací, kdy šéf začne psát zprávy v pátek pozdě večer. Text může znít takto: „Dobrý večer, Taťáno! Jak se máš? Pravděpodobně už odpočíváš po produktivním týdnu a plánuješ si den volna, ale chci tě narušit. Jsem si jistý, že takový víkend ti pomůže udržet se v dobré formě. Uspořádali jsme schůzku, na které jsme se rozhodli kompletně změnit slogan naší společnosti. Bohužel nejsme profesionálové v reklamě, takže jsme udělali jen malé náčrty. Poslali jsme ti příklad toho, co chceme vidět, ale je potřeba to udělat naléhavě. Navíc se v práci projevuješ co nejlépe a jsme si jisti, že to zvládneš maximálně za 1 hodinu, po které ti zbude ještě spousta volného času. Předem děkujeme za pochopení a efektivitu! Přejeme ti hezký víkend!“ Taťána samozřejmě požadavek zaměstnavatele rychle splní, protože je to součást jejích profesních povinností. Ale daná osoba bude tuto práci dělat bez velkého nadšení a možná i s opovržením.

Velkým problémem tohoto dopisu je pokrytecké oslovení Taťány, jelikož v dopise jí přeje krásný víkend a předem jí děkuje za její rychlost. Sám však dané osobě tento víkend zkazil, protože na ni v pátek večer zavalil práci. Takovou komunikací s Taťánou chce zaměstnavatel pouze odvést její pozornost od práce o víkendu a v podstatě jí nedat možnost napsat negativní odpověď.

Dodržování limitů

Abyste udrželi konverzaci v pracovním duchu, musíte dodržovat stanovené hranice. Se svým zaměstnavatelem nebo podřízeným můžete mluvit o jakémkoli tématu, pokud se jedná o téma související s prací. Pokud se dotknete osobních záležitostí, hranice se porušují.

V obchodní korespondenci je třeba být uctivý a není zvykem diskutovat o osobním životě, sexu, výživě a koníčcích. Také byste se neměli zaměřovat na fyzickou formu partnera, pokud nejste fitness trenér.

Samozřejmě se často stává, že mezi kolegy vznikají silná přátelství, ale je nutné být přáteli a diskutovat o osobních tématech výhradně mimo pracovní dobu. Abyste nepletli obchodní korespondenci s osobní, měli byste:

1. Nepřejte někomu hezký víkend a nezajímejte se o to, jak plánuje strávit nebo strávil dovolenou.
2. Nediskutujte o pití, jídle ani koníčcích. Výjimkou může být plánovaný výlet s celou skupinou.
3. Nediskutujte o lidech, jejich vzhledu, stylu a chování.

Ohodnoťte práci, ne člověka

Dobrým příkladem této situace je následující dopis: „Dobrý den, Irino! Prozkoumali jsme vaši práci, kterou jste nám zaslala do soutěže, a dospěli jsme k závěru, že nejste profesionálka. Takové řešení mohou nabídnout pouze začátečníci a dekoraci v takovém stylu může provádět pouze člověk, který odmítá o své práci cokoli pochopit. Myslím, že chápete, že naše spolupráce je nemožná. Doporučujeme vám, abyste se zúčastnila speciálních kurzů pokročilého vzdělávání, kde můžete získat bohaté zkušenosti. Přeji vám vše nejlepší.“ Hlavní chybou v tomto případě bylo hodnocení samotné osoby, nikoli práce. Neměla byste dávat hodnocení, pokud jste o něj nebyla požádána. Navíc je odpovědní dopis napsán poměrně hrubě. Nejlepší je nehodnotit práci, ale mluvit o svých pocitech a pomoci dané osobě najít hlavní chyby. Tímto způsobem poskytnete globální pomoc a daná osoba zůstane vděčná, protože viděla své chyby.

Nepište toho moc

Pracovní korespondence by neměla obsahovat žádné osobní diskuse, protože by si ji mohla přečíst jiná osoba. Důsledkem takové chyby může být hněv osoby, se kterou diskutujete. Proto je lepší si zpovědní monolog nechat na večírek s nejlepšími přáteli. Je třeba si uvědomit, že práce a osobní život by měly být vždy oddělené, proto v práci nikdy nediskutujte o svých osobních problémech, kolezích, rodině, intimních detailech atd. Musíte si uvědomit, že osobní informace reprodukované v práci budou dříve či později odhaleny širšímu okruhu lidí, a to i bez vašeho vědomí a souhlasu.

Za zmínku také stojí, že obchodní korespondence musí být vedena správně z hlediska ruského jazyka. Kurz Vikium „Ideální ruština“ pomůže zlepšit úroveň gramotnosti.